Управление документами. Разыскивается специалист! Часть III

Повышаем квалификацию: куда пойти учиться

В США и Великобритании подготовкой специалистов по управлению документами занимаются две профессиональные некоммерческие организации: ARMA (Association of Records Managers and Administrators) и RMS (Records Management Society) соответственно. Хорошая новость для тех, кто не имеет возможности лично присутствовать на занятиях, заключается в том, что ознакомиться с зарубежным опытом организации делопроизводства и архивов можно на онлайн-курсах и веб-семинарах.

Несколько университетов Великобритании предлагают тематические образовательные программы для выпускников университетов. По праву одними из самых престижных считаются University College London и University of Liverpool, в которых степень специалиста по управлению документами можно получить в рамках магистерской программы.

Однако таких программ очень и очень не много, если сравнить их с количеством образовательных курсов в области архивоведения и управления информацией. Так, например, в канадском University of British Columbia ведется подготовка магистров по программе Archival Studies (MAS), а в University of Toronto готовят будущих специалистов в области управления архивами и документами (Archives and Records Management), библиотечному делу и информационным технологиям (Library and Information Science) и др. В единственном образовательном учреждении Канады School of Library, Archival and Information Studies в University of British Columbia (SLAIS), где ведется специальная подготовка архивистов, для того чтобы получить диплом магистра достаточно набрать лишь три кредита (из общих 48 кредитов по курсу) по предмету «Управление документами».

С такой образовательной дискриминацией пытается бороться преподаватель по архивоведению Кэролин Уильямс (Caroline Williams) из Liverpool University’s Center of Archival Studies, которая уже подняла вопрос о необходимости проведения обширного исследования (написания диссертации) для студентов. По ее мнению, это важная часть подготовки будущих профессионалов, в рамках которой они развивают аналитическое мышление, способность к логическому рассуждению и решению поставленных задач.

Как считает автор статьи Capturing Records Management: A Holistic Approach Джеми Сэнфорд, для того чтобы управление документами получило признание в научном сообществе, в университетах необходимо ввести двухгодичную магистерскую программу, близкую к той, что есть в University of British Columbia (MAS), где студенты получают всестороннюю подготовку по предмету и смежным дисциплинам.

Какие обязанности выполняет специалист по управлению документами

В США, Великобритании и Австралазии общие обязанности специалистов по управлению документами закреплены на уровне рекомендательных пособий и правил, регулирующих деятельность архивных служб и служб по делопроизводству.

США: National Archives and Records Administration

В примерной должностной инструкции руководителя отдела по управлению документами (senior records manager), размещенной на сайте Национальных архивов США, указано, что он отвечает за руководство, планирование и управление деятельностью отдела, связанной с хранением и уничтожением как бумажных, так и электронных документов.

Помимо основных должностных обязанностей, которые по сути являются универсальными, особое внимание в инструкции уделяется технической подготовке руководителя службы. Согласно рекомендациям NARA, он должен быть грамотным техническим специалистом, способным решать вопросы, связанные с хранением и уничтожением бумажных и электронных документов. Уровень его технической подготовки должен позволять ему давать рекомендации программистам и ИТ-специалистам, которые занимаются разработкой и поддержанием действующего функционала информационных систем компании.

В целом можно говорить о том, что в работе руководителя архивной и делопроизводственной службы присутствует выраженный акцент на управлении электронными документами в работе: он должен проводить в жизнь такую программу развития, которая бы учитывала текущие изменения в области хранения электронных документов.

Великобритания: National Archives

Согласно архивному законодательству Великобритании, специалисты по управлению документами (records manager) в своей работе должны руководствоваться Кодексом управления документами (Records Management Code) и другими стандартами, утвержденными Национальными Архивами.

Как и в случае с примерной должностной инструкцией NARA, от сотрудников архивных служб и служб по делопроизводству требуется понимание информационных систем, задействованных в работе по управлению документами. Отсюда значимым оказывается взаимодействие с сотрудниками ИТ-отдела и другим техническим персоналом, который занимается поддержкой компьютерных программ, необходимых для создания и хранения документов.

Кроме того, особое внимание Национальные Архивы Великобритании уделяют обучению работников и проведению официальной аттестации сотрудников, занятых в сфере управления документами. Отдельным пунктом обозначена обязанность по отбору и хранению важнейших документов, которые необходимы в работе организации в случае наступления форс-мажорных обстоятельств.

Австралазия: Records Management Association of Australasia

Согласно требованиям, приведенным на сайте Ассоциации по управлению документами Австралазии, одной из приоритетных задач сотрудника по управлению документами (records management officer) является обеспечение профессиональной работы с пользователями (customers) и расширение знаний об услугах ассоциации. Как и в NARA, к сотруднику предъявляется требование по знанию систем электронного документооборота, включая направленные усилия на ее развитие и при необходимости обучение остального персонала.

Помимо всего прочего, на сайте RMAA приводится список ключевых умений и навыков сотрудника по управлению документами, который разбит на несколько категорий:

• Способность к принятию решений: в частности необходима для работы с пользователями.
• Профессиональные навыки и умения: актуальное знание стандартов и законодательства, а также организации управления документами на уровне средней организации; желательно знание систем электронного документооборота; общее знание услуг ассоциации и должностных обязанностей сотрудников, оказывающих эти услуги; хорошее знание принципов работы с пользователями; профессиональное знание ПК и др. программ.
• Управленческие навыки: способность работать с минимальным контролем, эффективный тайм-менеджмент, умение расставлять приоритеты в решении текущих задач, многозадачность.
• Навыки межличностных отношений: устные коммуникативные навыки для эффективной работы с сотрудниками организации и пользователями, умение решать проблемные ситуации, стрессоустойчивость в работе с проблемными пользователями, навыки командной работы.

Для того чтобы успешно пройти собеседование на должность сотрудника по управлению документами, кандидату необходимо иметь профильное образование или приравненный к нему опыт работы, а также минимум 1 год опыта работы в аналогичной должности.

Кто нужен зарубежным компаниям

Управлением документов и информацией в зарубежных компаниях могут заниматься и обычные секретари, и опытные специалисты с многолетним опытом работы. Как правило, роль первых скрывается под названием вакансии records officer, то есть рядовой сотрудник по работе с документами, последние занимают в организации более престижное положение менеджеров – records manager. Лингвистическая разница между простым служащим и управленцем отражает реальное положение дел.

К примеру, в типичной вакансии records officer наряду с частичными управленческими функциями (управление системой хранения бумажных и электронных документов) будут присутствовать задачи второстепенного порядка (сканирование документов, их классификация, индексирование и техническая работа с базами данных), а также работа с информационными запросами, поступившими из других структурных подразделений организации, и при необходимости подготовка отчетов, корреспонденции и др. Требования к такому сотруднику невысоки: знание языка (для составления писем и эффективной речевой коммуникации) и основ арифметики; диплом в области управления документами, связей с общественностью или бизнес-коммуникациях.

Специалист (он же менеджер) по управлению документами занимает куда более высокое положение в организационной иерархии. Зарубежные вакансии на эту должность напоминают объявления не менеджеров среднего звена (как указано в описании), а набор в топ-менеджмент мультинациональной компании. Такой специалист не просто должен успешно выполнять программу по управлению бумажными и электронными документами, но и проводить в жизнь такую информационную политику, которая бы способствовала повышению эффективности бизнес-процессов и снижению потенциальных рисков для компании.

Идеальный кандидат на должность – это организованный и мотивированный специалист, который умеет работать самостоятельно, думать стратегически и успешно решать поставленные перед ним задачи. Он должен иметь хорошие познания в сфере новейших технологий управления документами и информацией. Но самое главное, кандидат должен быть уверенным лидером с критическим складом ума, способным вывести программу по управлению документами и информацией на новый уровень.

Безусловно, управленцу такого уровня необходимо иметь немалый опыт работы: обычно от 5-8 лет в аналогичной должности. Отличное знание электронного документооборота, превосходная компьютерная грамотность, опыт работы с программами по управлению документами, базами данных, CMS (системы управления контентом), социальными сетями и др. – все это должно быть в копилке знаний и умений будущего менеджера. Весомым преимуществом при приеме на работу будут наличие степени магистра или сертификата ARMA.