Услуги хранения документов

Услуги хранения документов необходимы в тех случаях, когда компании необходимо сохранить бухгалтерские и банковские сведения, бумажные схемы и графики, коммерческие соглашения, документ с печатями-оригиналами, а также всю ту документацию, которая представляет особую значимость для организации.

Толчком к тому, что организация всерьез начинает задумываться об услугах хранения документов, является проблема занятости офисных площадей. Со временем кипы бумаг могут занимать место, за которое в некоторых случаях приходится платить немалую часть финансовых средств.

Однако нередко хранение бумажных документов ставит перед организацией ряд задач. Во-первых, с течением времени документы требуют определенной профессиональной архивной обработки и систематизации. Для хранения документов также необходимо выполнение требований, предъявляемых законодательством к сохранности архивной документации (вплоть до соблюдения температурного режима).

В отдельных случаях компании обходят стороной услуги хранения документов, предпочитая создавать архивные фонды собственными силами. Это требует закупки специального сейфового оборудования, усиленной системы безопасности и др. Тем не менее не каждая компания способна организовать адекватные условия, поэтому на помощь приходят компании, оказывающие услуги хранения документов.

Преимущества от использования услуг хранения документов:

• полная конфиденциальность информации
• полная сохранность документов
• защита от внезапной проверки уполномоченными органами
• оперативный доступ к документам

Договор на предоставление услуг хранения документов предоставляется как на краткосрочный период (несколько лет), так и большие сроки: 20, 50 и даже 75 лет.

Виды услуг хранения документов

Внеофисное хранение документов

Внеофисное (депозитарное) хранение представляет собой высокотехнологичный способ организации архива, при котором документация поступает в архивное хранилище, находящееся за пределами офисных площадей.

Обособленный архив

Обособленный архив – часть архивного хранилища, выделенная специально для хранения документов и управляемая заказчиком услуги.

Архивный сейф

Архивный сейф – защищенная архивная ячейка с установленной вместимостью.