Утилизация документов

Она направлена в первую очередь на систематизацию документального фонда компании и для избежания нежелательных последствий архивных проверок. Утилизация документов также направлена на то, чтобы оптимизировать использование нередко дорогостоящего офисного пространства.

Утилизация документов необходима для тех документов, сроки хранения которых истекли. Все работы по утилизации документов проводятся согласно законодательству РФ и в строго конфиденциальном порядке.

• сэкономить время
• сэкономить место
• быстро находить нужные документы

Каждый документ (типовой, управленческий, бухгалтерский и др.) имеет свой срок хранения, который регламентируется на законодательном уровне следующими законами:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ
• Федеральным закон «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ
• Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения
• Налоговый Кодекс РФ часть 1 от 31.07.98 №146-ФЗ,часть 2 от 05.08.2000 № 117-ФЗ

Этапы утилизации документов

Перед непосредственной утилизацией документа (шредированием, сжиганием и др.) существует целый ряд процедур, которые необходимо пройти для того, чтобы впоследствии ни у кого не возникло вопросов о сомнительности проведенной процедуры по утилизации документов с истекшим сроком хранения. Среди них можно выделить несколько этапов утилизации:

• экспертиза научной и практической ценности документов;
• выделение документов с истекшими сроками хранения;
• составление акта о выделении дел к уничтожению;
• формирование документов на утилизацию;
• уничтожение документов с соблюдением конфиденциальности.

Важно помнить о том, что утилизация документов должна осуществляться при условии, что на них нет слюды, пластика, целлофана, пенопласта и других материалов, непригодных для переработки.