Внеофисное хранение документов

Внеофисное хранение документов – передача функций по хранению и обслуживанию документов вашей организации специализированной архивной компании. По своим ценовым издержкам оно не более затратно, чем введение в штат компании дополнительного сотрудника, ответственного за архивное хранение документов. Зато позволяет сосредоточить имеющиеся материальные и человеческие ресурсы на основной деятельности.

Факторы риска при офисном хранении документов

Неэффективность бизнес-процессов

В любой организации в результате её деятельности скапливается огромное множество документов, которые зачастую превращают офисное пространство в захламленную территорию. Это затрудняет поиск необходимого документа, и увеличивает время исполнения архивного запроса.

Для грамотной и эффективной организации хранения документы, законченные делопроизводством, принято систематизировать и обрабатывать.  Эти виды работ в организации не являются бизнес-образующими и, следовательно, "утяжеляют" общий бизнес-процесс. 

Высокие затраты на содержание архива

При выборе офисного помещения под архивное хранилище надо учитывать, что документы не менее капризны чем люди.

Во-первых, они требуют поддержания санитарно-гигиенического и температурного режимов путем использования оборудования климат-контроля.

Во-вторых, размещать архивные документы надо на металлических стеллажах и в коробах и папках из бескислотного картона.

В-третьих, даже при рациональном размещении никогда не известно, какие документы понадобятся раньше, какие позже.

Несанкционированный доступ

Если на хранение передаются документы, содержащие информацию ограниченного доступа, то следует позаботиться об обеспечении охранного режима.

Учитывая коммерческую репутацию организации, необходимо исключить любой несанкционированный доступ в архивохранилище и утечку важной информации как фактор риска, напрямую влияющий на стабильность и благополучие организации. 

Порча документов

Документы, находящиеся в офисном помещении, обычно хранятся в условиях, далеких от тех, которые могут обеспечить бумагам предельную сохранность. А если разместить их в подвальном или чердачном помещении, то риск потерять документы в сроки, гораздо более короткие, нежели нормативные сроки хранения документов или сроки исковой давности, крайне велик. 

Риск для здоровья

Кроме того, при ненадлежащем хранении бумаг существует риск размножения неблаготворных микроорганизмов (например, грибков плесени) и неизбежное появление бумажной пыли, которые могут стать причиной развития некоторых заболеваний внутри человеческого организма. 

С целью предотвращения рисков, связаных с хранением документов в архиве организации, можно доверить документацию архивным компаниям, которые располагают специальными профессиональными хранилищами для хранения всех видов бумаг. 

Плюсы внеофисного хранения документов

Внеофисное хранение документов в специально оборудованных хранилищах отличается от хранения на территории офиса и имеет несколько значимых достоинств.

Оперативный поиск документа

Все документы, которые поступают на внеофисное хранение, проходят тщательную подготовку: исключаются документы-дубли и восстанавливаются ранее утерянные документы. Все бумаги приводятся в систему, что в значительной степени облегчает поиск информации и выдачу нужного документа, которая занимает буквально несколько минут.

Сокращение издержек

Многие компании прибегают к услугам внеофисного хранения для того, чтобы снизить расходы на содержание дорогих офисных площадей. Более того, хранение вне территории офиса позволяет сэкономить денежные средства, которые ранее выплачивались в качестве заработной платы сотрудникам архивного отдела и направлялись на оборудование архива.

Если говорить о трудовых ресурсах, то освобождение офисного пространства от архивных документов позволяет руководству компании сосредоточиться исключительно на своей деятельности, не отвлекаясь на проблемы архивного хранения.

Соблюдение сроков хранения

Поскольку все документы проходят тщательную подготовку, в профессиональных хранилищах остаются только те бумаги, сроки хранения которых еще не истекли; остальные – подлежат уничтожению. Документы, оставшиеся на внеофисном хранении, могут уничтожаться по истечении срока хранения, но по обязательному согласованию с руководством компании.

Конфиденциальность сведений

В профессиональных архивных хранилищах документы хранятся в обезличенных коробах со штрихкодом. Доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники компании, и ни одна из служб контролирующих органов не сможет без вашего участия получить документы.

Помимо этого, в архивных помещениях установлены системы круглосуточной охраны, видеонаблюдения и пожаротушения, что является гарантом безопасности хранимых документов и залогом спокойствия компании-заказчика.