Восстановление первичных документов

В других восстановление первичных документов связано с необходимостью доступа к секретным данным, которые имеют коммерческую или историческую значимость. Некоторые документы могут быть запрошены для выяснения деталей судебного процесса или расследования.

Также в деятельности организации складываются такие ситуации, когда восстановление документа обходится дешевле, чем получение нового. Таким образом, восстановление бухгалтерских документов представляет собой длительный и трудоемкий процесс, к которому прибегают только на основании веских причин.

Восстановление документов, пропущенных через шредер

Обычно уничтожение документов через шредер исключает возможность случайного попадания важной документации внутрь аппарата. Однако ни одна организация не застрахована от такого риска. Практика показывает, что даже документы, пропущенные через шредеры с высокой степенью защиты, можно восстановить при помощи специального программного обеспечения, которое сводит воедино заранее отсканированные кусочки бумаги. Для еще большей надежности уничтожения документов в шредере иногда применяется обработка химическими составами, но «реставраторы» с каждым годом становятся все искуснее.

Восстановление сгоревших первичных документов

Как показывает практика уничтожения документов, не всегда удается полностью сжечь документы, которые находятся в связках и имеют высокую степень плотности. Для такой бумаги кислорода может оказаться недостаточно для полного возгорания документов. Нередко документы сгорают только по краям. Наибольший урон бумажным материалам наносит даже не огонь, а воздействие воды после пожара (если таковой имел место быть).

В данном случае самым распространенным методом восстановления первичных бумажных документов является обрезка обгоревших участков и укрепление основы специальной синтетической пленкой.

Восстановление намокших документов

Чаще всего именно вода становится причиной порчи документов, что случается в результате наводнения, потопа, ливня или техногенной катастрофы, повлекшей за собой срыв канализационной системы. Вода постепенно разрушает бумажные документы, и решающими являются первые 48 часов, во время которых следует сделать все возможное, чтобы избежать потери важных организационных сведений.

Помимо этого, вода вызывает риск появления грибков плесени, которая является дополнительным фактором порчи документов. Для намокших документов главным способом восстановления является сушка. В том случае если быстрая сушка документа в течение первых двух дней невозможна, можно прибегнуть к замораживанию бумаги. Такой способ консервации документов был применен в Германии еще в 2002 году. Допускается использование бытовых морозильных камер или даже камер для хранения мороженого.

Диффузионная сушка

Между испорченными документами каждые 10-15 листов кладут листы бумаги с высокой впитывающей способностью. С этой целью используют фильтровальную или газетную бумагу, а в некоторых случаях салфетки или бумажные полотенца. Через каждые 5-6 часов необходимо менять слои впитывающей бумаги. Преимущества метода заключаются в том, что он не требует специального оборудования и больших финансовых затрат. Он наиболее оправдан в тех случаях, когда требуется восстановить небольшое количество документов.

Конвективная (воздушная) сушка

Конвективная сушка представляет собой наиболее распространенный метод сушки с помощью обдува документов нагретым воздухом. Этот способ зарекомендовал себя для сушки небольшого количества документов с невысокой степенью намокания. Конвективная сушка обычно идет в комплексе с диффузионной. Так же, как и диффузная сушка, он экономичен и исключает использования дорогостоящего оборудования.

Сублимационная сушка (сушка вымораживанием)

Среди методов консервации этот метод признан наилучшим в мировой практике. Суть этого способа сушки заключается в следующем: материал замораживают до –30 °С при глубоком вакууме, в результате чего лед переходит в парообразное состояние. Сублимационная сушка позволяет восстанавливать документы, которыми были написаны нестойкими чернилами. Это очень эффективный метод сушки особо ценных или сильно поврежденных документов, однако и затраты на него значительно превосходят другие способы восстановления намокших документов.

Вакуумная сушка

Вакуумная сушка создает мягкие условия для бережного высушивания бумаг, кожи и прочих материалов. Для этого необходима вакуумная камера с относительно небольшим показателем вакуумности (3-4 мм рт. ст.) и при подогреве до 60-80 °С. Первый этап сушки предполагает нагревание материала до заданной температуры. Далее необходимо снизить давление и удалить пары воды с помощью вакуумной системы. В случае необходимости цикл можно повторить.

В промышленные камеры вмещается до 2-2,5 тонн документов. Длительность сушки зависит от объема бумажных документов и степени их намокания. Обычно вакуумная сушка требует от 8 часов до 1-2 суток.

Вакуумная сушка имеет высокие финансовые издержки, которых не избежать из-за высокой стоимости оборудования и необходимости наема высококвалифицированных рабочих.

Опыт Германии: Международная служба розыска

Фонд Международной службы розыска (МСР), расоложившейся в немецком городе Бад Арользен, имеет в своем распоряжении уникальные документы особой исторической значимости. Для того чтобы бумажные архивы оставались общественным достоянием для всего мира, после создания электронных образов в результате электронного архивирования было принято решение приступить к массовой консервации документов.

Трудность процесса для немецких архивариусов заключалась не столько в объеме выполненных работ, а в индивидуальном подходе, который требует каждый отдельно взятый документ.

К концу Второй мировой войны материалы фонда неумолимо сокращались. Это было связано с тем что повышенная кислотность бумаги приводила к быстрому расщеплению волокна. Кроме того, в архивном хранилище не поддерживалась постоянная влажность и температура воздуха. В результате этого многие бумаги были сильно повреждены, и только точное установление типов повреждений помогло определить конкретные методы по восстановлению документов.

В 2001 году Международная служба розыска произвела анализ повреждений, и по результатам его был сформирован список задач, в соответствии с которым ежегодно восстанавливается определенный объем документов. Оригинальные документы получили разную степень повреждения, так как в течение десятков лет они постоянно использовались в делопроизводстве. Это оставило на них заметные следы в виде склеек, ламинирования, металлических вставок, а также механических повреждений (трещин).

Несмотря на то что работы по реставрированию и консервации документов фонда МСР продолжаются уже на протяжении многих лет, миллионы документов по-прежнему находятся в критическом состоянии. Сегодня сотрудники фонда ведут работы по нейтрализации бумажной кислоты, удалению ламинационного слоя, устранению механических повреждений (трещин и пустот) и др.

На данный момент отреставрировано уже порядка двух миллионов документов. К 2018 году руководство фонда планирует завершить все реставрационные работы.