Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о входящих документах, поступащих в организацию от корреспондентов.

Правила заполнения журнала регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Регистрируются все документы, которые необходимо учитывать, исполнять и использовать в справочных целях. Все документы, поступившие в организацию, нужно отсортировать на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень групп документов, которые необязательно регистрировать:

• ГОСТы, ОСТы, ТУ.
• Графики, наряды, заявки, разнарядки.
• Документы по материально-техническому обеспечению, статистическая и бухгалтерская отчетная документация.
• Корреспонденция, адресованная работникам с пометкой «Лично».
• Научные работы.
• Нормы и нормативы расхода материалов.
• Печатные издания (журналы, книги, бюллетени).
• Поздравительные письма, телеграммы.
• Пригласительные билеты.
• Прейскуранты.
• Программы конференций, совещаний.
• Рекламные материалы (программы, проспекты, листовки, извещения).
• Учебные планы, программы.
• Формы и банки (кроме строгой отчетности).

Входящие документы регистрируются независимо от способа их передачи и доставки. Поступившие в организацию документы регистрируются один раз в день их поступления.

Документы, поступающие в организацию (включая телеграммы, телексы, факсограммы, телефонограммы), проходят следующие этапы: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, а потом доставляются исполнителям.

Первичная обработка документов заключается в проверке целостности конверта, пакета или упаковки, правильности адресования документов, а при вскрытии – наличие в нем документов, количество листов, включая приложения. Открываются все конверты. Исключение составляет личная корреспонденция (с пометкой «Лично»).

При отсутствии листов в документе или приложении в тот же день ставится в известность корреспондент письма и делается запись на самом документе и в журнале регистрации входящих (поступающих) документов в графе Примечание (см. Приложение). Обязательно нужно составить акт в трех экземплярах: первый остается в секретариате, второй хранится с поступившим документом, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления, или когда на конверте имеются пометки «конфиденциально», «срочно».

Документы, адресованные в подразделения организации, передаются сразу в подразделения, минуя руководство. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст поступившей телефонограммы записывается, печатается и регистрируется, оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Предварительное рассмотрение документов: необходимо осуществить фильтрацию входящей корреспонденции, направленной руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Такие документы составляют примерно 20% всей документации. Эти документы складываются в специальную папку для последующего доклада руководителю.

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Дата поступления документа заносится в графу 1 (см. Приложение).

Регистрационный номер – цифровое или буквенное обозначение, присвоенное документу при его регистрации. На документах, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа проставляется штамп-отметка о поступлении, в котором указывается дата поступления и входящий регистрационный номер.

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Регистрационный номер указывается в журнале графе 2 (см.Приложение) – порядковый номер поступления в пределах календарного года. Регистрационный номер документа служит его главным учетным и поисковым признаком. Порядковый номер документа после рассмотрения руководителем и внесения резолюции может дополняться через косую черту кодом структурного подразделения (по номенклатуре дел организации) – исполнителя. Например, вх .№ 185/03 (03 – бухгалтерия).

Наименование вида документа и разновидность конкретного документа определяется его содержанием и назначением, например, письмо, справка, запрос, заявка, акт сверки взаиморасчетов, телеграмма, рекомендательное письмо, уведомление и пр. Вид документа отмечается в журнале в графе 4 (см. Приложение).

Адресат отмечается в журнале в графе 5; пишется, откуда поступил документ. Это Ф.И.О. (если есть на документе) и организация. Наименование организации адресата пишется полностью или допускается сокращенно (если сокращение общеизвестное, чтобы можно было в дальнейшем понять, откуда поступил документ в случае, если возникнет необходимость в поиске документа по названию организации).

В графу 6 списывается с поступившего документа исходящий номер адресата и дата, если номер отсутствует, то пишется б/н (без номера).

Заголовок документа – краткое содержание документа, который указывается в начале текса входящего документа. Если заголовок отсутствует, необходимо оценить содержание документа и занести его краткое содержание в журнале в графе 7 (см. Приложение).

Результаты рассмотрения документов руководством отражаются в резолюции в графе 8. Из резолюции секретарь должен внести сведения об исполнителе графа 9 и срок исполнения поручения графа 10. Если в резолюции указано несколько исполнителей, подлинник документа с резолюцией передается исполнителю, указанному первым, остальным исполнителям направляются копии документа. Ответственному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документов.

В графе журнала 9 примечание делается отметка о выполнении поручения исполнения документа или причина невыполнения, в какое дело подшит документ после его исполнения.