Журнал учета гербовых бланков

Гербовый номерной бланк – это бланк, изготовленный только типографским способом на полиграфических и штемпельно-граверных предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне.

Бланки должны быть пронумерованы либо типографским способом либо нумератором. На бланках проставляется (справа внизу или на обороте) порядковые номера, а при необходимости и серии.

Использование бланков с изображением герба регламентировано законодательством, разрешено не только органам исполнительной власти и иным государственным органам, организациям и учреждениям, но и организациям независимо от формы собственности, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями.

На гербовых бланках оформляются все служебные письма, приказы (распоряжения).

Помимо гербового бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают гербовые бланки структурных подразделений, гербовые бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — автора документа.

Гербовые бланки подлежат обязательному учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Организация работы по учету поступления и выдаче гербовых бланков в структурные подразделения организации, а также возврат и уничтожение испорченных бланков осуществляется подразделениями, назначенными приказом (это может быть только делопроизводственная служба или подразделение, отвечающее за материально - техническое обеспечение организации и делопроизводственная служба). Учет гербовых бланков ведется в регистрационно-учетных формах (журналах учета бланков).

Срок хранения Журналов учета гербовых бланков установлен ст. 259 г Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 3 года. 

Правила заполнения журналов учета гербовых бланков

Учет гербовых бланков ведется:

в Журнале учета поступления гербовых бланков по следующим реквизитам:

при поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланков; 
• дату поступления; 
• номер сопроводительного документа; 
• наименование предприятия-изготовителя; 
• серию и номера гербовых бланков.

при выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в Журнале учета выдачи гербовых бланков в структурные подразделения:

• наименование вида бланка; 
• количество экземпляров; 
• серию и номера бланков; 
• наименование структурного подразделения; 
• фамилию и инициалы должностного лица-получателя; 
• расписку в получении; 
• примечание (отметка об уничтожении и др.)  

Испорченные гербовые бланки возвращаются в делопроизводственную службу при получении новых бланков.

О возвращении и уничтожении гербовых бланков в Журнале делаются соответствующие отметки. Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта с отметкой в Журнале.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах).

Контроль за использованием и хранением бланков возлагается на делопроизводственную службу организации. Гербовые бланки выдаются работникам структурных подразделений только под роспись в Журнале.

Важно! Выдача гербовых бланков другим организациям и лицам не допускается.

Журналы учета гербовых бланков включаются в номенклатуру дел (если таковая имеется в организации).

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в Журнале после последней записи. В случае обнаружения нарушений в учете, использовании и хранении бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.