Прочитать позже Отправить по e-mail
Журнал учета выдачи доверенностей для представления интересов организации – это журнал, в котором указываются все реквизиты и сведения о доверенностях, выданных лицам, представляющим интересы организации.
Регистрация и факт выдачи доверенностей для представления интересов организации осуществляется структурным подразделением, определенным локальным нормативным актом. Журнал должен быть внесен в номенклатуру дел структурного подразделения (например, службы ДОУ, юридического отдела, бухгалтерии или др.).
В локальном нормативном акте организации должна быть разработана форма журнала и правила регистрации и выдачи доверенностей на представление интересов организации.
Журнал прошивается, страницы нумеруются до внесения в них записей, на последней странице журнала делается запись о количестве страниц в журнале. Подчистки, приписки и исправления в Журнале не допускаются.
Поверенный расписывается в журнале учета доверенностей при получении доверенности. В случае невозможности выдать доверенность поверенному под роспись в журнале расписывается должностное лицо, которое направляет или передает доверенность поверенному (о чем указывается в Журнале, можно в примечании).
Срок хранения Журнала учета и выдачи доверенностей – 5 лет (ст. 459 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием срока хранения, 2010 год).
Регистрационный номер доверенности присваивается в порядке возрастания номеров (сквозная нумерация) в течение года.
Дата выдачи доверенности – день, месяц, года переписываются из текста доверенности.
В графе 4 указываются наименования всех организаций, отраженных в доверенности.
В графе 5 указываются полномочия, отмеченные в тексте доверенности, если представителю выдана доверенность на совершение всех действий, делается запись «Генеральная».
В графе 6 отмечается срок действия доверенности, напечатанный в тексте доверенности, если такой записи нет, то доверенность действительна не более трех лет от даты выдачи доверенности.
Написание дат производится буквенно-цифровым способом (например 14 марта 2012 г.).
Допускается в Журнале добавлять колонки, если в организации считают необходимым внести дополнительную информацию о выданных доверенностях.