Положение о персональных данных и образец приказа об утверждении Положения о персональных данных

Персональные данные работника – это информация, касающаяся конкретного лица, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Законодательством предусмотрен ряд обязанностей по получению, хранению, передаче и защите персональных данных работников. Работодателю следует руководствоваться не только положениями ТК РФ и федеральными законами, но и локальным актом, который должен быть в каждой организации. Таким локальным актом является Положение о персональных данных.

В ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» указывается, что персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу. К персональным данным относятся: фамилия, имя, отчество, возраст; образование, место жительства, семейное положение, национальность, религиозные и политические убеждения, сексуальная ориентация и т.п.

Что касается сферы трудовых отношений, персональными данными работника считаются только те сведения, которые необходимы работодателю в связи с трудовыми отношениями. Это информация об образовании, специальности, квалификации, состоянии здоровья (для занятия определенными видами деятельности), наличии детей, доходах (для замещения должностей государственной службы). Работодатель не имеет права запрашивать у работника информацию, например, о его вероисповедании или национальности, чтобы не нарушать право на неприкосновенность частной жизни.

В силу ст. 85 ТК РФ работодатель осуществляет обработку персональных данных работников, которая включает в себя действия по получению, хранению, передаче или иному их использованию. Кроме этого, работодатель должен обеспечивать их защиту от неправомерного использования, утраты в порядке, установленном ТК РФ (п. 7 ст. 86 ТК РФ) и иными федеральными законами, за счет своих средств.

Хранение и обработка персональных данных, как правило, осуществляются одновременно с использованием электронной системы хранения и на бумажных носителях. Какие данные в конкретной организации подлежат хранению и обработке как персональные, кто имеет доступ к таким данным, каким образом осуществляется их защита от несанкционированного доступа – обо всем этом оговаривается в Положении о персональных данных (далее Положение), которое должно быть разработано в каждой организации.

Работников организации необходимо ознакомить с Положением под роспись, а вновь принимаемых на работу лиц следует в силу ст. 68 ТК РФ знакомить с Положением до подписания трудового договора. Работники, участвующие в обработке персональных данных, должны дать обязательство о неразглашении персональных данных.

Важно знать! Документы, в которых закрепляются положения об обработке и защите персональных данных, могут проверяться контролирующими органами, в частности сотрудниками Роскомнадзора. Поэтому рекомендуется работодателю ответственно подойти к их разработке.

Порядок утверждения Положения о персональных данных

Положение о персональных данных в организации должно быть разработано и утверждено как локальный акт. Если в организации есть профсоюз, то Положение утверждается с учетом его мнения в порядке, определенном ст. 372 ТК РФ (если данное требование установлено коллективным договором или соглашением): работодатель направляет проект Положения в выборный орган первичной профсоюзной организации, который не позднее пяти рабочих дней со дня его получения, отправляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме.

Если оно не содержит согласия с проектом Положения либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться с этим, либо обязан в течение трех дней после получения такого мнения провести дополнительные консультации с выборным органом в целях достижения взаимоприемлемого решения.

Если согласие не достигнуто, то оформляется протокол разногласий, после чего работодатель имеет право принять Положение. Но при этом, оно может быть обжаловано выборным органом первичной профсоюзной организации в государственную инспекцию труда или в суд. Также профсоюз имеет право начать процедуру коллективного трудового спора. Если в организации нет профсоюза, а есть иной представительный орган работников, Положение нужно согласовать с этим органом.

Если же нет ни того, ни другого, работодатель утверждает Положение самостоятельно, соблюдая процедуру согласования, установленную локальным нормативным актом организации. Принимаемый локальный акт согласовывается с начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юристом или другими работниками. Положение вводится в действие приказом руководителя организации.

Структура Положения о персональных данных

Положение должно состоять из следующих разделов:

1. Общие положения: указывается, с какой целью принимается данное Положение и какие вопросы оно регулирует.
2. Основные понятия. Состав персональных данных работников: в данном разделе раскрывается, какие документы в организации содержат персональные данные.
3. Хранение персональных данных: в разделе прописывается порядок и место хранения документов (дел) в которых содержатся персональные данные.
4. Обработка персональных данных: в этом разделе следует указать, какие условия должны быть соблюдены при обработке персональных данных работника.
5. Передача персональных данных: прописывается порядок передачи персональных данных работников внутри организации, а также сторонним лицам и государственным органам.
6. Доступ к персональным данным: в разделе должна содержаться информация о порядке доступа к персональным данным работников. Доступ подразделяется на внутренний (предоставление персональных данных отдельным работникам организации) и внешний (передача персональных данных представителям других организаций и государственных органов).
7. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных: в этом разделе нужно прописать, кто в организации несет ответственность за нарушение правил хранения и использования персональных данных.

В Положение можно вносить при необходимости дополнительные разделы.