Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку

Приказ – это правовой акт, который создается единолично руководителем организации (лицом, исполняющим его обязанности), в целях разрешения вопросов основной деятельности или по личному составу.

Командировкой в соответствии с действующим трудовым законодательством является поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ).

Работнику возмещаются расходы, связанные с проездом, наймом жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ст. 168 ТК РФ).

1. Выполнение поручения работодателя в том же населенном пункте не является командировкой, в подобных случаях уместнее говорить о выполнении служебного поручения в другой организации.

Иногда на практике для этих ситуаций используется термин «местная командировка». Работник, направленный в другую организацию, сохраняет за собой место работы и среднюю заработную плату, однако никакие расходы, предусмотренные ст. 168 ТК РФ, ему не возмещаются по причине отсутствия таковых.

2. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются, оформления командировочных документов не требуют. При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются (ст. 167ТК РФ):

• сохранение места работы (должности) и среднего заработка;
• возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Расчет среднего заработка производится по правилам, установленным ст. 139 ТК РФ. Для работников, труд которых оплачивается по повременной или повременно-премиальной системе, на практике часто используют другой способ сохранения заработка: выплачивают должностной оклад (тарифную ставку) и премию в общем порядке, не рассчитывая среднего заработка.

Согласно п.4 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 №749, срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Днем выезда работника в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а не от места жительства.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда работника в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее – последующие сутки.

Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда работника до пункта отправления.

Запрещается направление в служебные командировки:

• беременных женщин (ст. 259 ТКРФ);
• работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТКРФ). Направление в служебные командировки; женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет;
• работников, имеющих детей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;
• работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением.

Допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТКРФ). Эти же правила распространяются на отцов, воспитывающих детей без матери, а также на опекунов (попечителей) несовершеннолетних (ст. 264 ТКРФ).

Указанные категории работников должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку. В приказе о направлении в командировку для этих категорий работников должна присутствовать специальная строка и место для дополнительной росписи. Срок хранения приказов о направлении работников в краткосрочные внутрироссийские и зарубежные командировки установлен п. «б» ст.19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Министерством культуры Российской Федерации 25.08.2010г.), и составляет 5 лет; в длительные внутрироссийские и зарубежные- 75 лет.

Правила заполнения приказов по личному составу о направлении работника в командировку

Направление работников в командировку осуществляется в соответствии с приказом (распоряжением) работодателя по унифицированной форме Т-9 (одно командированное лицо).

При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и тому подобном оформляется приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а. Также приказ о командировке может оформляться на общем бланке организации.

Отметим, что с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащихся в альбомах унифицированных форм учетной документации, не являются обязательными к применению. Негосударственные организации вправе использовать ранее действующую унифицированную форму либо разработать самостоятельно. При этом разработанная форма должна содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402 –ФЗ от 06.12.2011 «О бухгалтерском учете».

Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы - другое уполномоченное лицо), а подписывает – руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.

В приказе указывается:

• полное наименование организации в соответствии с названием в учредительных документах организации;
• регистрационный номер и дата составления приказа о командировке;
• табельный номер работника;
• фамилия, имя, отчество работника;
• структурное подразделение;
• профессия, должность;
• даты начала и окончания командировки;
• место назначения;
• цель командировки;
• срок в календарных днях;
• источник финансирования.

Работник знакомится с приказом под роспись. Приказ (распоряжение) издается на основании служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник.

На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо, согласно схеме документооборота и структурному делению организации.

Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре – в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов.

Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.