Расчетно-платежная ведомость

Расчетно-платежная ведомость является документом первичной учетной документации по труду и его оплате. Она предназначена для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. Расчетно-платежная ведомость имеет унифицированную форму № Т-49 (утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1).

Правила заполнения расчетно-платежной ведомости

Организация вправе самостоятельно выбрать, какую именно форму ведомости ей применять: расчетно-платежную ведомость (форма № Т-49), платежную ведомость (форма № Т-53), расчетную ведомость (форма № Т-51).

При применении расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются.

В строке Наименование организации нужно указать название предприятия (полное или сокращенное, как предусмотрено в уставных документах организации). Если имеется структурное подразделение, в котором отдельно производится расчет зарплаты, то необходимо указать его название. В случае отсутствия такового проставляется прочерк.

Свой код Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО) предприятие указывает в графе «Код по ОКПО».

В строке В кассу для оплаты в срок ставится период, в течение которо¬го производится выплата денег. Согласно новым правилам, он составляет пять дней (Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнота¬ми и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России 12 октября 2011 г. № 373-П).

В графе Начислено необходимо написать суммы по видам оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных соци¬альных и материальных благ, предоставленных работнику. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и опре¬деляется сумма, подлежащая выплате работнику.

На каждого работника в ведомости отводят одну строку. Напротив фами¬лий работников, не получивших выплаты, ставится отметка «Депонировано».

В строке Сумма с заглавной буквы указывается сумма, подлежащая выплате сотрудникам, а копейки пишутся цифрами, или ставится про¬черк. Далее еще раз необходимо написать эту сумму, только уже цифрами. В аналогичном порядке необходимо указать депонированную сумму.

На выданную сумму заработной платы необходимо составить расхо¬дный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставля¬ются в конце платежной ведомости.

Отчетный период в основном указываются даты «с» первого числа «по» последнее соответствующего календарного месяца.

Расчетно-платежная ведомость подписывается сотрудниками, получив¬шими денежные средства, а также кассиром, бухгалтером и руководите¬лем организации (с обязательной расшифровкой инициалов последних).

В табличной части расчетно-платежной ведомости указывается:

• В графе 1 по порядку прописываются номера, последний номер должен быть равен количеству сотрудников в штате.
• В графе 22 расчетно-платежной ведомости указывается весь списочный состав сотрудников, с которыми на предприятии были заключены трудовые договоры.
• Графы 2, 3, 4 расчетно-платежной ведомости заполняются на основании сведений личной карточки работника (форма № Т-2).
• Графы 5, 6, 7 расчетно-платежной ведомости заполняются на основании сведений, которые указаны в форме № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени».

В разделе Начислено за текущий месяц (по видам оплат) в соответствующих графах:

• (8-13) указывается сумма начислений заработанной платы работника (графа 8) и отдельно начисления, которые были получены работником, но не связаны с выполнением каких-либо обязанностей, предусмотренных в трудовом договоре;
• графа 9 «Оплата служебной командировки»;
• графа 10 «Пособие по временной нетрудоспособности»;
• графа 11 «Оплата очередного отпуска» и др.;
• в графе 14 «Всего» указывается итоговая сумма для каждой строки, полученная сложением всех данных в графах 8-13.

В разделе Удержано и зачтено отражаются суммы, которые удерживаются из заработанной платы (обязательные удержания и удержания по заявлению сотрудника или по инициативе администрации). Это графы 15-18.

Могут быть Налог на доход (графа 15), который равен 13% от итоговой суммы начислений (графа 14), Аванс (графа 16), который выплачивается за первую половину текущего месяца и другие суммы удержаний (суммы погашения займа, удержания по исполнительным листам и др.).

В графе 19 расчетно-платежной ведомости указывается сумма, которую получатель денежных средств задолжал перед предприятием.

Далее вычисляем следующую разность для каждой строки: сумма чисел из графов 14 и 19 минус сумма чисел из графов 15-18.

Положительную разность записываем в графе 21, отрицательную – в графе 20.

По каждой графе в нижней строке подводится итоговая сумма. Итоговая сумма по графе 21 переносится в строку Сумма.

После оформления ведомость передается кассиру на проверку правильности её оформления. Если ведомость оформлена неправильно, она передается обратно в бухгалтерию. Если ведомость оформлена правильно, кассир согласно ей может приступать к выдаче денег сотрудникам. Он оформляет РКО на общую сумму, которая по ведомости будет выплачиваться (строки «Расходный кассовый ордер №» и дата составления).

В графе 23 расчетно-платежной ведомости сотрудник напротив своей фамилии ставит свою роспись, если деньги выплачены ему. Если какому-либо сотруднику не были выплачены деньги, то в этой графе кассир обязан прописать «Депонировано».

Выплаты производит кассир или бухгалтер (указывается должность, подпись и её расшифровка как фамилия и инициалы). В строке «По настоящей платежной ведомости выплачена сумма» кассир прописью, а затем цифрами, указывает выплаченную сотрудникам итоговую сумму, соответственно в строке «и депонирована сумма» указывается итоговая депонированная сумма.