Внутренняя опись к делам по личному составу

Внутренняя опись к делам по личному составу – это учетный документ, который содержит порядковые номера личных дел дела, перечень заголовков (Ф.И.О.) дел и нумерацию листов дела.

Она является обязательным документом в процессе учета дел с особо ценной для компании информацией. Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму и заполняется на отдельном листе.

Внутренняя опись дела должна быть подписана составителем. В том случае если дело переплетено или подшито без бланка внутреннее описи, то она приклеивается к внутреннее стороне лицевой обложки дела.

В архиве организации понятие дела и единиц хранения равноценно.

Правила заполнения внутренней описи к делам по личному составу

Порядковый номер

Порядковый номер включает номер дел дела в алфавитном порядке.

ФИО

В графу вносится фамилия, имя и отчество сотрудника.

Номера листов

Нужно указать номера листов документов дела.

Примечание

В примечании в случае необходимости делаются пометки об особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.

Итоговая запись

В конце описи следует итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество документов. Указывается количество листов внутренней описи.