4 мифа об электронных архивах

Документооборот без архива как зима без снега. Бывает, конечно, но смотрится странно. При всей очевидности задачи, тема электронных архивов, или точнее сказать, архивов электронных документов, существует в каком-то параллельном измерении. Вокруг электронных архивов сложилось много мифов и заблуждений. Давайте попробуем разобраться.

Миф №1. Этим должна заниматься ИТ-служба

Некоторые бизнес-пользователи все еще полагают, что "электронный архив" это просто разные сжатые при помощи программ-архиваторов файлы и резервные копии на ленте. Все это работа сисадминов - определить квоты пространства на дисках для пользовательских файлов и почтовых ящиков, старые файлы куда-нибудь скопировать или слить на ленту и т. д.

Однако когда речь идет о документах, имеющих высокую значимость для бизнеса, доверять управление ими только ИТ-службе по меньшей мере неразумно. Наиболее типичный случай, когда сисадмин требует от пользователей почистить свои почтовые ящики, потому что у него нет места на сервере. В Америке за это вообще можно сесть в тюрьму, потому что электронная почта приравнена к официальной переписке. У нас в тюрьму не сажают, но можно так потерять важные документы.

Даже если у вас есть СЭД и все нужные документы хранятся в ней, задача ее резервного копирования не может быть полностью делегирована ИТ. Служба ДОУ должна знать, что и где хранится, в т.ч. и резервные копии.

Миф №2. Электронный архив = сканирование старых документов

Это справедливо, но лишь отчасти. Действительно, без сканирования не обойтись, ведь большинство документов раньше создавалось на бумаге и нужно их перевести в цифровую форму.

Однако задача сканирования, даже в очень больших объемах - это всего лишь одна из подзадач при построении электронного архива. Нельзя слишком на ней зацикливаться, упуская из виду систему в целом. К тому же сейчас много документов создается изначально в электронном виде. Для них сканирование вообще неактуально.

Поэтому проектируя свой электронный архив, уделите больше внимания его функциональности. А ретроспективное сканирование можно отдать на аутсорсинг, благо специалистов сейчас хватает.

Миф №3. Наша СЭД может быть заодно и электронным архивом

Это заблуждение основано на том, что современные СЭД могут хранить в себе очень большие массивы документов. Поэтому некоторые пользователи полагают, что пусть у них год за годом документы накапливаются в СЭД, и если разбить весь массив по годам, вот нам и электронный архив.

Такой подход может быть оправдан лишь на начальной стадии внедрения СЭД, ведь сразу до всего руки не доходят. На самом деле обычно СЭД не обладает функциями, присущими архиву. СЭД фокусируется на оперативной работе, на исполнении поручений. В архиве нужны другие функции - управление сроками хранения, экспертиза ценности, составление описей и прочих сопроводительных документов. Как правило, СЭД этими функциями не обладает.

И не стоит игнорировать технические аспекты. Хотя стоимость устройств хранения постоянно снижается, а их быстродействие растет,все равно не стоит хранить в одной системе избыточно большое число документов, обращения к которым происходят редко. Это лишние расходы.

Миф №4. У нас есть электронный архив, теперь мы можем хранить все вечно

Некоторые заказчики бывают так очарованы действительно потрясающими возможностями ИТ-систем, что принимают решение хранить все документы сколь угодно долго.

Здесь возникает сразу два риска. Во-первых, риск юридический: не стоит хранить документы сверх установленных сроков. Если они будут в свое время уничтожены с соблюдением всех формальностей, за их отсутствие с вас не спросят. Однако, если их обнаружат, то могут использовать в судебном процессе.

Другой риск технический. Нынешние системы хранения электронных документов все еще несовершенны, срок активной жизни технологии едва ли больше 10 лет. Мы уже пережили дискеты, ленты, магнито-оптику, CD. Сегодня DVD уже сдает позиции. Поэтому принимая управленческое решение увеличить сроки хранения нужно понимать, что вы подписываетесь под дополнительными расходами на устройства хранения и регулярные работы по миграции на новые технологии.

Почему не стоит полагаться на СЭД в части архивного хранения?

Потому что СЭД ориентирована на оперативную работу, исполнение поручений и контроль, на обеспечение функционирования бизнес-процессов.

У архивных систем другое целевое назначение - обеспечить надежное хранение больших массивов документов и удобные механизмы поиска и классификации. Например, удачные реализации архива получаются на платформе eDocLib, которая обладает достаточной гибкостью в настройке. С помощью eDocLib можно построить и классический ведомственный архив, и архив финансовых документов и даже музейную систему - примеры тому есть.

Подводим итоги:

• Рядом с вашей СЭД обязательно должна стоять система управления электронным архивом. Хорошо, когда они тесно интегрированы между собой и налажена передача документов из текущего делопроизводства в архив с автоматическим составлением всех передаточных описей и актов.
• Не завышайте сроки хранения. Храните документы сколько положено и уничтожайте вовремя.
• Не пытайтесь стать профессионалами в ретроспективном сканировании. Отдайте это на аутсорсинг.
• Организуйте взаимодействие служб ИТ и ДОУ. Сохранение электронных документов это их общая задача.

По материалам: http://ecm-community.livejournal.com/138342.html