Электронный документооборот без рук

Внедрение системы электронного документооборота в Новосибирской области провели по удаленной схеме. Для реализации большей части проекта понадобились телефон и электронная почта.

В администрации города Куйбышев было принято решение о внедрении системы электронного документооборота на базе СЭД «ДЕЛО». При этом большая часть работ была проведена экспертами «КС-Консалтинг» по удаленной схеме. 

Сбор информации осуществлялся посредством электронной почты и телефону сотрудниками «КС-Консалтинг». Дистанционно были также проведены информационное обследование и подготовка системы к настройке.

В систему электронного документооборота были введены регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, а также отслеживание сроков исполнения контрольных документов и формирование реестров отправки корреспонденции. Всего в проекте были задействованы два специалиста компании, которые приступили к работе в январе и завершили проект в начале февраля текущего года.

Удаленный способ взаимодействия позволил существенно снизить стоимость внедрения СЭД. В первую очередь речь идет об экономии командировочных расходов. По словам генерального директора «КС-Консалтинг» Андрея Балабанова, удаленный подход удобен для тех организаций, которые не располагают достаточным количеством рабочего времени и не имеют возможности полностью погрузиться в процесс.

При этом он отмечает, что удаленное внедрение системы документооборота не является универсальным решением. Оно должно быть принято индивидуально для каждой компании после того, как взвешены все «за» и «против».