Онлайн-семинар Synerdocs: как хранить электронные документы

Количество электронных документов, используемых современными компаниями, продолжает расти. В электронный вид переходит не только бухгалтерская первичка, но и другие виды документов, с которыми предполагается работать длительное время. Таким образом, перед бизнесом встают вопросы: как организовать хранение таких документов, чтобы обеспечить при этом их актуальность? Какими законами, правилами и стандартами руководствоваться? Какое ПО использовать? 

С непростыми вопросами электронного архивирования разбирались участники онлайн-семинара «Хранение электронных документов: рецепты ведущих экспертов». А помогали им в этом авторитетные специалисты отрасли.

Сергей Кузнецов, к.и.н., главный редактор журнала «Делопроизводство», автор книг и ведущий семинаров, затронул в своем рассказе сразу несколько важных аспектов обсуждаемой темы. Из его доклада слушатели смогли узнать о новых правилах хранения, касающихся форматов, электронной подписи, раздельного хранения. Также он перечислил главные проблемы электронного архивирования, в числе которых миграция и конвертация электронных документов.

Продолжая тему в практической плоскости, Иван Агапов, руководитель бизнес-направления Synerdocs, поделился полезными рекомендациями, основанными на собственном деловом опыте. В частности, рассказал о том, где возможно разместить корпоративные данные: на собственном сервере или в облачном хранилище. Затронул и вопрос уничтожения электронных документов. По мнению эксперта, вместе с электронным документом должны уничтожаться и все его копии – из системы, из сервиса оператора ЭДО, с бэкапа и носителей.

Стоит отметить, что с задачей долговременной сохранности электронных документов неизбежно сталкивается большинство российских компаний, что определяется не только спецификой их работы, но и характеристиками современного документооборота. В этой связи перед специалистами в области управления документами встают вопросы: какие носители информации выбрать? Как документировать хранение? В чем состоит функция экспертной комиссии? Нужно ли документировать удаление документов? Может ли оператор ЭДО взять на себя задачу хранения и требуется ли для этого подписывать отдельный договор.

Благодарим участников онлайн-семинара за вопросы. Подробные ответы уже опубликованы на сайте. 

С видеозаписью прошедшего онлайн-семинара можно ознакомиться здесь.