Росархив опубликовал рекомендации по хранению электронных архивных документов

По заказу Федерального архивного агентства ВНИИ документоведения и архивного дела подготовил проекты рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения архивных документов в организациях, государственных и муниципальных учреждениях.

Согласно Государственному контракту от 22 мая 2012 года N 53, 22 января Росархив опубликовал проекты, подготовленные по его заказу ВНИИ документоведения и архивного дела:

• Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций;
• Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах.

Предложенные рекомендации ориентированы на работу по хранению, комплектованию и учету электронных архивных документов в ведомственных, государственных и муниципальных архивах. Речь идет об электронных архивных документах, которые не имеют аналога на бумажном носителе.

В своей основе положения рекомендаций корреспондируют с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук от 18.01.2007 N 19.

В соответствии с проектами рекомендаций электронные документы формируются в электронные дела согласно номенклатуре организаций. При этом электронное дело содержит электронные документы с их регистрационными карточками, файлы электронных подписей и внутреннюю опись документов дела.

Проекты также устанавливают сроки хранения электронных документов. Электронные документы постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков ранения должны быть переданы в архив организации не позднее 3 лет после окончания работы с документами, а в государственный или муниципальный архив – после истечения срока временного хранения, который установлен законодательством об архивном деле РФ.

При передаче таких электронных документов в архив организации они конвертируются в формат архивного хранения, установленный государственным или муниципальным архивом, источником комплектования которого является организация. Рекомендуется передавать электронные документы на оптических носителях (оптических дисках) однократной записи в двух экземплярах.