Утеря документов в государственном учреждении округа Франклин

Налоговая проверка установила, что в одном из государственных учреждений округа Франклин были утеряны документы, подтверждающие расход нескольких тысяч долларов в период с 2008 года.

В докладе, обнародованном на прошлой неделе, говорится, что отсутствие документов и ненадлежащий финансовый контроль поставили под угрозу сохранность государственных средств.

Изучив в рамках проверки 63 платежных документа по расходу 2,9 миллионов долларов, аудиторы выявили ряд недочетов.

• Не было соответствующей документации по 8 платежам.
• Были произведены две выплаты продавцу и одна компенсация служащему, которые не были предварительно одобрены советом директоров.
• Были выплачены четыре просроченных платежа продавцам.
• Выписка показала, что были потрачены средства на нужды организации без составления каких-либо сопутствующих актов.
• Были зафиксированы случаи выплаты незначительных сумм бухгалтеру, которые не могут расцениваться как имеющие отношения к организации.

Аудиторы сообщили, что утечка данных произошла из-за ненадлежащего хранения документов. Позже в организации были приняты соответствующие меры по улучшению организации документооборота.

Принятые меры включают в себя подготовку подробных финансовых отчетов для совета директоров, запуск централизованной файловой системы и системы отслеживания расхода незначительных денежных сумм, а также установление соответствия между чеками, подтверждающими выполнение операций с кредитными картами, и платежными ведомостями.