В компании «РуссНефть» реализована система электронного документооборота

Завершен двухэтапный процесс внедрения системы DIRECTUM в компании "РуссНефть". По результатам проекта к работе в DIRECTUM подключены 200 сотрудников, в том числе высшее руководство.

"РуссНефть" – один из центральных игроков на топливном рынке России, находящийся в десятке крупнейших нефтяных компаний страны. В структуру "РуссНефти" входят 24 добывающих предприятия. Общий объем добычи нефти предприятиями компании – 13 млн. тонн в год, что составляет около 2,6% суммарной добычи в России. Помимо своей основной деятельности компания уделяет большое внимание соответствию мировым стандартам в области охраны окружающей среды, охраны труда и промышленной безопасности. "РуссНефть" повышает эффективность деятельности путем внедрения передовых технологий и современного нефтегазового оборудования, инвестируя в развитие собственных производственных мощностей.

При реализации масштабных инвестиционных проектов специалисты "РуссНефти" ежедневно сталкиваются с необходимостью обработки больших объемов документации, включающих договорные документы, организационно-распорядительную документацию и деловую переписку. Так, за год компания создает около 56 730 документов. Например, входящие и исходящие письма, служебные записки, приказы и распоряжения в среднем согласуются 5 специалистами, а договорные документы согласуют 10 специалистов компании.

Для обеспечения эффективной работы с документами в 2010 года руководство "РуссНефти" приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. К системе предъявлялись особые требования по масштабируемости, интеграционным возможностям и отказоустойчивости при одновременной работе большого количества пользователей. В результате анализа СЭД предпочтение было отдано системе DIRECTUM, отвечавшей всем требованиям компании. Поставку и внедрение системы было поручено осуществлять специалистам компании DIRECTUM.

Проект стартовал в июне 2010 года и был реализован в два этапа.

Первый этап – проектирование – включал проведение детального исследования бизнес-процессов компании и разработку проектных решений по автоматизации взаимодействия и документооборота. В ходе исследования специалистами DIRECTUM и "РуссНефть" были выделены приоритетные направления автоматизации:

работа с исходящей и входящей корреспонденцией;

управление организационно-распорядительным документооборотом;

регистрация и согласование договоров и сопутствующих документов;

ведение электронного архива документации;

интеграция с системой "1С:Предприятие 8";

перенос данных из системы ЭСКАДО (РКК и сканированные документы).

Для решения поставленных задач были использованы возможности Базовых модулей DIRECTUM, а также дополнительных модулей: "Канцелярия", "Управление договорами", "Управление показателями эффективности".

Второй этап проекта – внедрение СЭД – включал конвертацию документов из системы ЭСКАДО, а также автоматизацию типовых процессов регистрации исходящих и входящих документов, контроля исполнения заданий, поручений и приказов, согласования договоров. Специалистами компании DIRECTUM была осуществлена дополнительная модификация стандартных типовых маршрутов системы. Для удобства процесса согласования и подписания документов реализовано автоматическое определение согласующих руководителей по иерархии организационной структуры компании "снизу-вверх". Также была организована синхронизация данных DIRECTUM и "1С:Предприятие 8" с помощью коннектора из набора средств DIRECTUM Integration Toolset.

Возможности системы DIRECTUM, а также слаженная работа команды внедрения позволили грамотно автоматизировать процесс документооборота и максимально снизить временные затраты на создание, согласование и поиск документов. По результатам пройденных этапов проекта к работе в системе подключены 200 сотрудников. На текущий момент система DIRECTUM переведена на этап промышленной эксплуатации. В ближайших планах компании – автоматизация новых процессов и дальнейшее развитие системы.