В Нашуа, США, прошел семинар, посвященный документообороту

«Государственные учреждения, принимающие документы на хранение, отвечают за их сохранность и уничтожение и обеспечивают предоставление документов гражданам в установленные законом сроки», — напоминают организаторы семинара, проведенного для муниципальных служащих в здании мэрии города Нашуа, штат Миннесота, США.

Совещание было организовано главным архивистом штата Полом Берджероном, инициативу которого также поддержал главный архивист штата Нью-Гэмпшир Брайан Берфорд. Большинство участников семинара — жители Нашуа, некоторые приехали из Ринджа и Шарона.

На семинаре отметили, что на каждом предприятии должен быть четко организован документооборот; это позволит хранить и уничтожать документацию в соответствии с требованиями архивного законодательства.

Берджерон затронул тему о сроках хранения документов: «Закон штата Миннесота предписывает хранить государственные документы постоянно, но на деле это не соблюдается, иначе архивы были бы похоронены в бумагах». Также Берджерон добавил, что у граждан должны быть гарантии, что их документы не будут утеряны или уничтожены до истечения срока хранения. Архивист также отметил, что документы с постоянным сроком хранения должны храниться на бумажном носителе или на микрофильмах.

«Важно уничтожать документы, срок хранения которых истек, чтобы деньги налогоплательщиков не тратились зря на содержание архива. Но перед уничтожением крайне важно еще раз проверить, можно ли уничтожить бумаги», — сообщил Берджерон.